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Annoncer le départ d'un collaborateur : prompts et passation
Prompts pour annoncer le départ d'un collaborateur à l'équipe et aux clients, et organiser la passation sans dévoiler ses raisons.
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Un départ annoncé sans préparation crée deux problèmes : l'équipe et les clients apprennent la nouvelle par la rumeur, et les dossiers restent sans responsable. Une bonne annonce dit qui part, à quelle date, qui reprend quoi et à qui s'adresser, sans rien dire des raisons du départ. Les prompts ci-dessous préparent l'annonce interne, le message aux clients et la passation.
Avant d'annoncer
- Mettez-vous d'accord avec le collaborateur sur la date de l'annonce, sur ce qui sera dit et sur qui l'annonce.
- Si le départ fait suite à une procédure (licenciement, rupture conventionnelle, fin de période d'essai), demandez à votre conseil ce qui peut être dit et quand.
- Désignez la personne qui reprend chaque dossier avant d'écrire aux clients.
Prompt 1 : l'annonce à l'équipe
Rédige un message interne qui annonce le départ d'un collaborateur.
Poste : [poste]. Ancienneté : [durée, si le collaborateur est d'accord pour qu'elle soit mentionnée]. Dernier jour : [date].
Ce que le collaborateur accepte que l'on dise : [ex. « il rejoint une autre entreprise » / « rien de plus que son départ »].
Reprise des dossiers : [qui reprend quoi, par fonction].
Moment pour lui dire au revoir : [pot, déjeuner, aucun].
Ton chaleureux et sobre, 120 mots au plus. Aucun motif de départ, aucune allusion à un désaccord, aucune formule qui pourrait être lue comme un jugement.
À vérifier : relisez avec les yeux du collaborateur. S'il pouvait mal le prendre, reformulez. Faites-lui relire le message avant envoi quand c'est possible.
Prompt 2 : le message aux clients et partenaires
Rédige un mail aux clients suivis par [poste], pour les informer du changement d'interlocuteur.
Dernier jour du collaborateur : [date]. Nouvel interlocuteur : [fonction et coordonnées professionnelles].
Dossiers en cours à mentionner de façon générale : [ex. « vos commandes en cours », « le chantier de mars »].
Ton professionnel et rassurant : la continuité est assurée. 100 mots au plus.
Prévois une version envoyée par le collaborateur lui-même et une version envoyée par la direction.
Le mail envoyé par la personne qui part, quand elle l'accepte, rassure souvent davantage le client.
Prompt 3 : le plan de passation
Prépare un plan de passation pour un collaborateur au poste de [poste], qui part le [date], soit [nombre] jours ouvrés.
Ses activités : [liste des missions et dossiers, sans données clients].
Repreneurs : [fonctions].
Construis un tableau : dossier ou activité, état actuel à décrire, documents et accès à transmettre, repreneur, date de la séance de passation, vérification faite.
Ajoute une liste des accès à fermer ou transférer le dernier jour (messagerie, logiciels, badges, clés, téléphone, véhicule).
La liste des accès est souvent oubliée. Prévoyez aussi, avec votre prestataire informatique, ce que devient la messagerie de la personne après son départ.
Prompt 4 : la trame de la séance de passation
Pour le dossier [nom générique du dossier], prépare la trame d'une séance de passation de 45 minutes :
historique utile en 5 points, interlocuteurs par fonction, échéances à venir, pièges connus, questions que le repreneur doit poser.
Laisse les cases vides : le collaborateur les remplira.
Les documents de fin de contrat
D'après la fiche « Fin de contrat : documents à remettre au salarié » (Service-public, vérifiée le 24/02/2026) :
| Document | Remarque |
|---|---|
| Certificat de travail | Dû quel que soit le mode de rupture |
| Reçu pour solde de tout compte | Préparé avec votre expert-comptable |
| Attestation France Travail | Dû quel que soit le mode de rupture |
| État récapitulatif de l'épargne salariale | Seulement si l'entreprise propose un plan d'épargne |
Ces documents sont « quérables » : l'employeur les tient à disposition dans l'entreprise à la fin du contrat, c'est-à-dire à la fin du préavis même s'il n'est pas effectué. Leur contenu se prépare avec votre expert-comptable ou votre conseil, pas avec un assistant d'IA.
Le motif du départ ne sort pas de l'entreprise
Pour rédiger une annonce ou un plan de passation, l'assistant n'a besoin que du poste et des dossiers. Ne lui confiez ni la raison du départ, ni le contenu d'une négociation de rupture, ni un éventuel désaccord, ni une information de santé. Retirez aussi les noms et coordonnées des clients de la liste des dossiers : un intitulé générique suffit. La CNIL recommande de ne pas saisir de données personnelles dans un service d'IA grand public et d'exclure les données couvertes par le secret des affaires.
Pour comprendre les raisons du départ et améliorer ce qui peut l'être, voyez l'entretien de sortie.
Questions fréquentes
Faut-il dire pourquoi le collaborateur part ?
Non. L'annonce dit qui part, quand, et qui reprend ses dossiers. Le motif du départ appartient au salarié et à l'entreprise ; mettez-vous d'accord avec lui sur ce qui sera dit.
Quels documents remettre au salarié qui part ?
Selon Service-public, quel que soit le mode de rupture : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation France Travail, et état récapitulatif de l'épargne salariale si l'entreprise en propose une. Ils sont tenus à sa disposition à la fin du contrat.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :