Programme d'intégration d'un nouveau salarié : prompts

Un programme d'intégration répond à une question simple : qu'est-ce que le nouveau salarié fait, voit et apprend chaque jour de son premier mois, et avec qui ? Le prompt principal de cette page le construit à partir de quatre informations que vous seul connaissez : le poste, l'équipe, les outils et ce que la personne doit savoir faire seule à la fin du mois. Les prompts suivants produisent le mail de bienvenue, le déroulé de la première journée et la trame du point d'étape.

Le prompt du programme complet

À utiliser une à deux semaines avant l'arrivée, quand le poste et le tuteur sont connus.

Tu es responsable RH dans une PME de [nombre] salariés, secteur [secteur].
Un nouveau salarié arrive le [date] au poste de [intitulé du poste], en [CDI / CDD de X mois], avec une période d'essai de [durée].
Son tuteur sera [fonction du tuteur, sans nom]. Il travaillera avec [équipe, nombre de personnes], sur les outils [liste des logiciels, machines, véhicules].
À la fin du premier mois, il doit savoir faire seul : [3 à 5 tâches concrètes].

Construis un programme d'intégration en quatre temps :
1. avant l'arrivée (matériel, accès, documents à préparer) ;
2. premier jour, heure par heure ;
3. première semaine, jour par jour ;
4. semaines 2 à 4, par semaine, avec un point d'étape à la fin.
Présente-le en tableau : moment, activité, qui s'en occupe, ce que le salarié doit avoir compris.
Contraintes : pas plus de deux nouveautés lourdes par jour, au moins un moment d'échange avec le tuteur chaque jour la première semaine.
Si une information te manque pour un temps du programme, pose-moi tes questions avant de rédiger.

À vérifier dans la réponse :

• Les tâches de fin de mois apparaissent bien dans le programme, avec du temps pour les pratiquer, et pas seulement pour les « présenter ».
• L'assistant n'a pas inventé de logiciel, de procédure ou de réunion qui n'existe pas chez vous.
• La sécurité est traitée tôt si le poste comporte un risque (machine, chantier, conduite, produits) : l'assistant l'oublie souvent dans un poste de bureau, il ne doit pas l'oublier ailleurs.

Le mail de bienvenue avant l'arrivée

Rédige un mail de bienvenue pour un salarié qui commence le [date] à [heure], au poste de [poste].
Informations pratiques : adresse [adresse du site, sans données personnelles], accès [parking, transport, code d'entrée à donner sur place], tenue [tenue], repas [cantine, frigo, restaurants proches].
Personne qui l'accueillera : [fonction]. Programme du premier jour en trois lignes : [résumé].
Ton chaleureux, vouvoiement, 150 mots au plus. Termine par un numéro où joindre l'accueil le jour J : [numéro du standard].

Vérifiez que le mail ne demande aucun document par retour de mail ordinaire (pièce d'identité, relevé d'identité bancaire) : ces pièces se remettent par le circuit prévu par votre gestion du personnel, pas en pièce jointe d'une conversation.

La première journée, sans temps mort

À partir de ce programme du premier jour : [coller le programme], écris la check-list de la personne qui accueille.
Pour chaque créneau : ce qu'elle prépare la veille, ce qu'elle dit ou montre, et la question à poser au nouveau salarié pour vérifier qu'il a compris.
Ajoute la liste des accès à ouvrir avant 9 h (messagerie, logiciels, badge) et qui les ouvre.

Le point d'étape de fin de premier mois

Prépare la trame d'un point d'étape de 30 minutes entre un manager et un salarié arrivé il y a un mois au poste de [poste].
Objectifs fixés à l'arrivée : [liste].
La trame comprend : 3 questions ouvertes au salarié sur son intégration, une revue des objectifs (atteint / en cours / à revoir), ce que le manager s'engage à fournir le mois suivant.
Le point ne sert pas à décider de la fin de la période d'essai : n'écris aucune formule qui le laisse croire.

Gardez ce point distinct de toute décision sur la période d'essai, qui suit ses propres règles et mérite l'avis d'un professionnel si vous envisagez d'y mettre fin.

Ce que l'intégration doit aussi couvrir

L'assistant ne connaît ni votre contrat type ni votre convention collective : faites relire par votre expert-comptable ou votre conseil la liste des informations à remettre, plutôt que de la demander à l'IA.

Ce que vous ne mettez pas dans le prompt

Pour préparer un programme d'intégration, l'assistant n'a besoin que du poste, pas de la personne. Laissez de côté le nom, la date de naissance, l'adresse, le numéro de sécurité sociale, le salaire négocié et tout ce que le salarié vous a confié pendant le recrutement. La CNIL demande de ne pas saisir de données personnelles dans un service d'IA grand public et de couper, quand l'outil le permet, la réutilisation des conversations par le fournisseur. « Le nouveau magasinier » suffit pour obtenir un bon programme.