Une note de service peut-elle créer une nouvelle obligation pour les salariés ?

Si elle fixe des obligations générales et permanentes dans les domaines du règlement intérieur (santé, sécurité, discipline), elle est considérée comme une adjonction au règlement et suit la même procédure. Faites-la valider avant diffusion.

Que faire en cas d'urgence de sécurité ?

Selon la fiche du ministère du Travail, des prescriptions urgentes en matière de santé et de sécurité peuvent s'appliquer immédiatement, à condition d'être transmises sans délai au CSE et à l'inspection du travail.

Rédiger une note de service : prompts et précautions

Une note de service informe toute l'équipe d'une décision ou d'une règle, par écrit, à une date donnée. Elle doit tenir en une page, dire dès la première ligne ce qui change, pour qui et à partir de quand. L'assistant d'IA est efficace pour ce format court, à une condition : savoir d'abord de quel type de note il s'agit, car toutes n'ont pas le même régime.

D'abord, classer la note

D'après la fiche du ministère du Travail sur le règlement intérieur (Code du travail numérique, mise à jour le 05/06/2026) :

Type de note	Exemple	Régime
Information	Fermeture estivale, déménagement, nouveau logiciel, permanence	Diffusion libre
Simple rappel de dispositions légales de sécurité	Rappel des consignes existantes d'évacuation	Ne crée pas d'obligation nouvelle ; pas de formalité particulière
Obligations générales et permanentes en santé, sécurité ou discipline	Port obligatoire d'un équipement dans une nouvelle zone, interdiction nouvelle	Adjonction au règlement intérieur : mêmes formalités que lui (avis du CSE, transmission à l'inspection du travail, publicité, délai d'entrée en vigueur)
Urgence de santé ou de sécurité	Fermeture d'un accès dangereux	Application immédiate possible, avec transmission sans délai au CSE et à l'inspection du travail

Si votre note entre dans la troisième ligne, préparez-la avec les prompts ci-dessous, mais ne la diffusez qu'après validation par votre conseil et accomplissement des formalités.

Prompt 1 : la note d'information

Rédige une note de service d'information pour les salariés d'une PME de [nombre] personnes.
Objet : [ce qui change]. Personnes concernées : [tous / service X / site Y]. Date d'effet : [date].
Ce que les salariés doivent faire : [action attendue ou « rien »]. Contact pour les questions : [fonction].
Format : titre court, première phrase qui dit ce qui change et quand, puis 3 à 5 points, puis le contact.
Ton neutre et direct, 200 mots au plus, aucune justification inventée : si je n'ai pas donné de raison, n'en donne pas.
Ajoute en tête les mentions : émetteur [fonction], date de diffusion, destinataires.

À vérifier : la date d'effet est écrite en toutes lettres (« à partir du lundi 04/01/2027 ») et la note ne contient aucune règle supplémentaire glissée par l'assistant pour « compléter ».

Prompt 2 : rappeler une consigne existante

Je dois rappeler une consigne qui existe déjà dans notre règlement intérieur ou nos procédures : [coller la consigne existante].
Contexte du rappel : [constat général, sans viser personne].
Rédige une note de rappel de 150 mots au plus : rappel de la consigne mot pour mot, raison de sécurité, où la retrouver.
N'ajoute aucune obligation nouvelle et ne modifie pas la consigne : si une reformulation changerait son sens, garde le texte d'origine.

Le rappel doit rester un rappel. Dès que la note ajoute une obligation (« désormais », « en plus », « il est interdit de… » sur un point nouveau), elle change de régime.

Prompt 3 : préparer une note qui crée une règle

Je prépare une note de service qui crée une nouvelle règle : [règle envisagée].
Domaine : [santé / sécurité / discipline]. Raison : [risque ou problème constaté].
1. Dis-moi si cette règle te paraît générale et permanente, et pourquoi, en signalant que l'analyse doit être confirmée par un professionnel.
2. Rédige un projet de note, avec la justification de la règle et sa proportionnalité.
3. Liste les étapes à prévoir avant diffusion d'après ce que je t'ai indiqué : avis du CSE s'il existe, transmission à l'inspection du travail, publicité, date d'entrée en vigueur.

L'assistant peut se tromper sur la qualification : prenez sa réponse comme une alerte, pas comme une décision.

Prompt 4 : vérifier la lisibilité

Relis cette note de service : [coller la note].
Indique : si la première phrase dit ce qui change, pour qui et quand ; les phrases de plus de 20 mots ; les termes qu'un nouveau salarié ne comprendrait pas ; ce qui manque pour agir (date, lieu, contact).
Propose une version corrigée sans changer le fond.

Liste de vérification avant diffusion

La note a un émetteur, une date, des destinataires et une date d'effet.
Elle tient sur une page.
Elle ne vise ni ne laisse deviner aucune personne.
Son type est identifié, et les formalités sont faites si elle complète le règlement intérieur.
Elle est diffusée par un moyen qui atteint tout le monde, y compris les salariés sans messagerie.

Une note pour tous, donc sans personne

Une note de service s'écrit souvent après un incident. Pour la préparer avec un assistant, décrivez la situation de façon générale (« plusieurs oublis de fermeture du local ») et jamais l'incident lui-même avec des noms, des heures ou des détails qui désignent quelqu'un. C'est utile deux fois : la note ne stigmatise personne, et aucune information sur un salarié ne part dans l'outil. La CNIL recommande de limiter ce que l'on saisit dans un assistant d'IA aux informations que l'on est autorisé à partager.

Pour les règles plus larges, voyez préparer un projet de règlement intérieur ; pour annoncer une réorganisation, voyez annoncer un changement aux salariés.