Prompts RH pour PME : de l'accueil au départ d'un salarié

Dans une PME, la fonction ressources humaines est souvent tenue par le dirigeant, un manager ou la personne qui gère l'administratif. Ce site rassemble des prompts prêts à copier pour les tâches RH de tous les jours : accueillir un nouveau salarié, préparer un entretien, écrire une fiche de poste ou une note de service, organiser la formation, répondre à une demande de congés, annoncer un changement ou un départ. Chaque prompt se colle tel quel dans l'outil d'IA dont dispose la personne chargée des RH.

Le site ne traite pas du recrutement : tout ce qui se passe avant la signature du contrat relève d'un autre site de la famille Promptum.

Accueillir et intégrer un salarié

Les premières semaines décident souvent de la suite. Deux pages vous aident à les préparer :

• Construire le programme d'intégration d'un nouveau salarié, du mail de bienvenue au point de fin de premier mois ;
• Rédiger le livret d'accueil de l'entreprise, à partir de vos propres informations pratiques.

Préparer les entretiens

Deux entretiens différents, souvent confondus. L'entretien annuel évalue le travail ; il n'est pas imposé par la loi dans le privé, sauf si votre convention collective le prévoit. L'entretien de parcours professionnel, lui, est obligatoire et ne sert pas à évaluer : il porte sur l'évolution et la formation du salarié.

• Préparer un entretien annuel d'évaluation côté manager ;
• Préparer un entretien de parcours professionnel, avec les thèmes à couvrir ;
• Construire un plan de développement des compétences à partir de ce que les entretiens ont fait remonter.

Écrire les documents de l'entreprise

• Écrire une fiche de poste claire, utile au salarié comme au manager ;
• Préparer un projet de règlement intérieur avant de le soumettre à un professionnel ;
• Rédiger une note de service et savoir quand elle suit les règles du règlement intérieur.

Répondre, annoncer, accompagner

• Répondre à une demande de congés : accord, refus ou proposition d'autres dates ;
• Annoncer un changement d'organisation à l'équipe ;
• Annoncer le départ d'un collaborateur en interne et aux clients ;
• Mener un entretien de sortie et en tirer quelque chose.

Deux règles d'usage propres aux RH

Les données des salariés restent hors du prompt. La CNIL recommande de ne jamais saisir d'informations confidentielles, dont les données personnelles, dans un service d'IA grand public, et de désactiver quand c'est possible la réutilisation des conversations par le fournisseur. En RH, cela vise les noms, adresses, arrêts de travail, situations familiales, sanctions et appréciations sur une personne. Les prompts de ce site sont écrits pour fonctionner avec des repères anonymes.

Le droit du travail se fait valider. Un assistant d'IA peut se tromper sur une règle, mélanger un ancien texte et le nouveau, ou ignorer votre convention collective. Les prompts aident à préparer, structurer et relire ; la version finale d'un document qui engage l'entreprise (règlement intérieur, réponse à une contestation, courrier lié à une rupture) est relue par un avocat, votre expert-comptable ou votre organisation professionnelle.

Comment utiliser les prompts

Chaque page donne le prompt dans un bloc à copier, avec les éléments à remplacer entre crochets [comme ceci], puis ce qu'il faut vérifier dans la réponse. Les prompts demandent à l'assistant de vous poser ses questions s'il lui manque une information : répondez-y plutôt que de laisser l'assistant deviner.

Pour apprendre à écrire vos propres prompts, quel que soit le sujet, rendez-vous sur l'accueil de la famille : Promptum, écrire un bon prompt.