L'employeur peut-il refuser une demande de congés payés ?

Oui. D'après Service-public, l'employeur peut refuser les dates souhaitées par le salarié, qui doit alors prendre ses congés à une autre date. Les règles de votre convention collective ou de votre accord d'entreprise peuvent préciser les modalités.

Peut-on modifier des dates de congés déjà accordées ?

Pas moins d'un mois avant la date de départ prévue, sauf circonstances exceptionnelles selon Service-public. Faites valider par votre conseil avant de revenir sur des dates accordées.

Répondre à une demande de congés : prompts accord et refus

Une réponse à une demande de congés doit être rapide, claire et cohérente avec les règles de l'entreprise : oui, non, ou « oui mais à d'autres dates ». L'assistant d'IA vous aide à formuler la réponse et à arbitrer quand plusieurs salariés demandent la même période. Il ne connaît ni votre convention collective ni vos accords : les règles ci-dessous sont le cadre général, à compléter par les vôtres.

Les règles générales à avoir en tête

D'après la fiche Service-public « Congés payés du salarié dans le secteur privé » (vérifiée le 30/04/2026) :

Règle	Ce qu'elle change dans votre réponse
La période de prise des congés comprend dans tous les cas le 1er mai au 31 octobre ; elle est fixée par accord ou convention, ou à défaut par l'employeur après avis du CSE, et portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture	Rappelez la période si la demande en sort
L'ordre des départs tient compte, sauf autres critères conventionnels, de la situation de famille, de l'ancienneté et de l'activité chez d'autres employeurs ; il est communiqué au moins 1 mois à l'avance	Base de l'arbitrage entre salariés
L'employeur peut refuser les dates souhaitées	Le refus est possible, la réponse doit être nette
Les dates accordées ne se modifient pas moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles	Répondez avant d'engager l'entreprise
Pas plus de 24 jours ouvrables consécutifs	Vérifiez la durée demandée
Fractionnement : au moins 12 jours ouvrables continus entre le 1er mai et le 31 octobre ; jours supplémentaires si une partie est prise hors de cette période (1 jour pour 3 à 5 jours, 2 jours pour 6 jours ou plus)	Prévenez le salarié si sa demande déclenche ces jours

La période de prise et l'ordre des départs font partie des informations à communiquer aux salariés par tout moyen, selon la fiche du Code du travail numérique sur les obligations d'affichage.

Prompt 1 : accepter une demande

Rédige une réponse courte à une demande de congés payés.
Dates demandées : du [date] au [date] inclus. Décision : accord.
Points à rappeler : [remise des dossiers en cours, personne qui assure le relais, outil où les congés sont enregistrés].
Ton cordial, vouvoiement ou tutoiement selon l'usage : [usage], 60 mots au plus.

Prompt 2 : refuser ou proposer d'autres dates

Rédige une réponse à une demande de congés pour les dates du [date] au [date].
Décision : [refus / accord partiel / proposition d'autres dates : …].
Raison réelle, liée à l'organisation : [ex. deux collègues du même service déjà absents, inventaire, pic d'activité].
La réponse : annonce la décision dans la première phrase, donne la raison en une phrase, propose une solution concrète [autres dates / échange avec un collègue / rendez-vous pour en parler], et indique jusqu'à quand le salarié peut répondre.
Ton respectueux, 100 mots au plus, aucun reproche et aucune allusion à la vie personnelle du salarié.

À vérifier : la raison donnée doit être la vraie, liée à l'organisation du service. Un refus motivé par la personne et non par le service n'a pas sa place dans ce message ; parlez-en d'abord à votre conseil.

Prompt 3 : arbitrer entre plusieurs demandes

Plusieurs salariés du service [service] demandent la même période : [liste anonymisée : salarié A, B, C, avec dates demandées et dates obtenues l'année précédente].
Contrainte : au moins [nombre] personnes présentes chaque semaine.
Règles applicables chez nous pour l'ordre des départs : [critères de la convention ou de l'accord, ou « critères légaux par défaut »].
Propose deux répartitions possibles, explique pour chacune les critères appliqués, et signale les points où une décision humaine est nécessaire.

Les critères liés à la situation de famille ne se transmettent pas à l'assistant sous forme de détails : indiquez seulement le résultat de leur application (« prioritaire au titre des critères de l'entreprise »), décidé par vous.

Prompt 4 : la note annuelle sur les congés d'été

Rédige une note pour l'équipe sur l'organisation des congés de [année] :
période de prise [dates], date limite pour déposer les demandes [date], date à laquelle l'ordre des départs sera communiqué [date], règles internes [présence minimale, fermeture éventuelle].
Une page, ton clair, sous forme de questions-réponses.

Ce qui ne part pas dans l'assistant

Une demande de congés arrive souvent avec un motif : mariage, naissance, enfant malade, rendez-vous médical, déménagement. Ces motifs ne sont pas nécessaires pour rédiger une réponse et ne doivent pas être copiés dans un outil d'IA. Collez seulement les dates et la décision. La CNIL recommande de ne pas saisir de données personnelles dans les services d'IA grand public. Pour les congés liés à un événement familial, qui suivent des règles propres, renseignez-vous auprès de votre conseil ou de votre convention collective.