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Préparer un entretien annuel d'évaluation : prompts manager
Prompts pour le manager qui prépare un entretien annuel : bilan factuel, objectifs mesurables, questions ouvertes et compte rendu.
Mis à jour le
Un bon entretien annuel se prépare sur des faits : ce qui était attendu, ce qui a été fait, ce qui a aidé ou gêné. L'assistant d'IA sert à transformer vos notes éparses en bilan structuré, à reformuler des objectifs vagues en objectifs mesurables et à préparer les questions qui font parler le salarié. Il ne sert pas à juger la personne à votre place.
Ce que dit la règle avant de commencer
D'après la fiche « Évaluation du salarié » de Service-public (vérifiée le 26/06/2025) :
- l'entretien d'évaluation n'est pas une obligation légale dans le privé, sauf si la convention collective l'impose ; s'il existe, tous les salariés doivent en bénéficier ;
- le salarié est informé à l'avance des méthodes et outils d'évaluation ;
- les critères doivent être précis, objectifs et vérifiables, non discriminatoires, et servir uniquement à évaluer le travail accompli ;
- le salarié est prévenu assez tôt pour se préparer ; une convocation écrite est préférable ;
- les résultats sont confidentiels ; le salarié peut demander une copie intégrale de ses résultats ; il peut refuser de signer le compte rendu sans que cela le rende invalide.
Ces règles orientent les prompts ci-dessous : critères factuels, pas d'appréciation sur la personnalité, pas de question hors du travail.
Prompt 1 : transformer vos notes en bilan factuel
Tu aides un manager de PME à préparer l'entretien annuel d'un collaborateur au poste de [poste].
Objectifs fixés l'an dernier : [liste].
Mes notes de l'année, en vrac : [faits, chiffres, réussites, difficultés, sans nom ni information personnelle].
Classe ces notes par objectif, en trois colonnes : ce qui était attendu, ce qui a été constaté (fait daté ou chiffré), contexte (moyens, changements, aléas).
Signale chaque note qui est une impression et non un fait, et propose une question pour la vérifier pendant l'entretien.
N'ajoute aucune appréciation sur le caractère ou la personnalité.
À vérifier : la colonne « contexte » est souvent oubliée. Un objectif manqué parce qu'un outil n'a pas été livré ne se présente pas comme un objectif manqué par le salarié.
Prompt 2 : écrire des objectifs pour l'année qui vient
Voici des objectifs formulés de façon vague : [ex. « être plus autonome », « améliorer la relation client »].
Pour chacun, propose une version précise et vérifiable : le résultat attendu, l'indicateur, l'échéance, les moyens que l'entreprise fournit.
Pose-moi une question si tu ne peux pas savoir ce qui est réaliste dans ce poste.
Limite-toi à 3 à 5 objectifs au total.
Prompt 3 : les questions qui font parler
Prépare 8 questions ouvertes pour un entretien annuel au poste de [poste] :
2 sur l'année écoulée, 2 sur les conditions de travail et la charge, 2 sur les compétences à renforcer, 2 sur les attentes du salarié envers son manager.
Aucune question sur la santé, la vie familiale, les opinions ou l'engagement syndical.
Pour chaque question, ajoute une relance possible si la réponse est courte.
Prompt 4 : rédiger le compte rendu après l'entretien
À partir de mes notes d'entretien : [notes anonymisées], rédige un compte rendu en quatre parties :
bilan par objectif, points forts constatés, axes de progrès avec moyens associés, objectifs retenus pour l'année.
Rapporte les propos du salarié entre guillemets quand je les ai notés, sans les reformuler à son désavantage.
Ton neutre et factuel. Ajoute une zone « Commentaires du salarié » laissée vide.
Relisez chaque phrase en vous demandant : « pourrais-je montrer le fait qui la justifie ? ». Le salarié peut demander ses résultats ; un compte rendu factuel se défend, un jugement de personnalité non.
Liste de vérification avant l'entretien
| Point | Fait ? |
|---|---|
| Le salarié a été prévenu assez tôt, de préférence par écrit | |
| Les critères utilisés lui ont été présentés avant | |
| Chaque appréciation repose sur un fait daté ou chiffré | |
| Les objectifs passés sont relus avec leur contexte | |
| L'entretien de parcours professionnel est prévu à part | |
| Le compte rendu a une zone de commentaire pour le salarié |
Si l'entretien risque de déboucher sur une sanction ou un désaccord sérieux, ce n'est plus un entretien annuel : parlez-en à votre conseil avant.
Vos notes sur un salarié ne sont pas des notes comme les autres
Les appréciations sur un salarié sont des données personnelles, et Service-public rappelle que les résultats d'évaluation sont confidentiels. Avant de coller vos notes dans un assistant, remplacez le nom par le poste, retirez toute mention d'arrêt maladie, de situation familiale, de grossesse, d'activité syndicale ou de conflit personnel : ces éléments n'ont rien à faire dans une évaluation, et encore moins dans un outil externe. La CNIL recommande de ne pas saisir de données personnelles dans un service d'IA grand public. Gardez la version nominative du compte rendu dans votre dossier, hors de l'outil.
Pour l'entretien consacré à l'évolution et à la formation, voyez préparer un entretien de parcours professionnel.
Questions fréquentes
L'entretien annuel est-il obligatoire ?
Dans le secteur privé, la loi ne l'impose pas. Il le devient si votre convention collective le prévoit, et lorsque le dispositif existe dans l'entreprise, tous les salariés doivent en bénéficier (Service-public, fiche « Évaluation du salarié »).
Peut-on traiter l'entretien annuel et l'entretien de parcours professionnel le même jour ?
Ce sont deux entretiens distincts : le premier évalue le travail, le second porte sur l'évolution et la formation et n'évalue pas. S'ils ont lieu le même jour, gardez deux temps et deux comptes rendus séparés.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :