Guide
Prompt pour écrire une fiche de poste claire
Prompts pour rédiger ou mettre à jour une fiche de poste : missions, activités, compétences observables et critères de réussite.
Mis à jour le
Une fiche de poste utile tient sur une ou deux pages et répond à cinq questions : à quoi sert le poste, que fait la personne concrètement, avec qui, avec quels moyens, et comment sait-on que le travail est bien fait. L'assistant d'IA rédige vite une fiche générique ; tout l'enjeu est de lui donner la réalité de votre poste pour qu'il n'invente pas un poste type. Le prompt principal part de vos notes ; les suivants mettent à jour une fiche existante et contrôlent les formulations.
Le prompt principal : de vos notes à la fiche
Tu es responsable RH dans une PME de [nombre] salariés, secteur [secteur].
Rédige la fiche de poste de [intitulé], rattaché à [fonction du responsable], en [lieu : atelier, bureau, itinérant].
Voici ce que fait réellement la personne, en vrac : [tâches, fréquence, outils, interlocuteurs internes et externes].
Structure attendue :
1. Raison d'être du poste en deux phrases.
2. Missions principales (4 à 6), chacune détaillée en activités concrètes.
3. Relations : avec qui le poste travaille, en interne et en externe.
4. Moyens : outils, véhicule, budget, délégations.
5. Compétences requises, séparées en savoir-faire techniques et qualités relationnelles observables.
6. Critères de réussite : comment on sait que le poste est bien tenu (indicateurs simples).
Contraintes : verbes d'action, aucune tâche que je n'ai pas citée sans la signaler comme suggestion entre crochets, deux pages au plus.
Pose-moi d'abord tes questions sur les points flous.
À vérifier dans la réponse :
- Les activités ajoutées par l'assistant sont-elles vraiment faites dans le poste ? Supprimez-les sinon : une fiche qui décrit plus que le travail réel crée des malentendus.
- Les compétences sont observables. « Dynamique » ou « bon relationnel » ne se vérifient pas ; « explique un devis à un client au téléphone » se vérifie.
- Les critères de réussite sont compatibles avec ceux de l'entretien annuel, qui doivent être précis, objectifs et vérifiables selon Service-public.
Mettre à jour une fiche qui a vieilli
Voici la fiche de poste actuelle : [coller la fiche].
Voici ce qui a changé depuis : [nouveaux outils, tâches ajoutées ou retirées, réorganisation].
Propose une version mise à jour, et présente avant la fiche un tableau des modifications : ancienne formulation, nouvelle formulation, raison.
Ne modifie pas ce qui n'est pas concerné par mes changements.
Le tableau des modifications vous permet de voir d'un coup d'œil ce qui change pour le salarié en poste. Si la mise à jour modifie de façon importante ses missions ou ses conditions de travail, parlez-en avec votre conseil avant de la lui présenter : la question relève alors du contrat de travail, pas seulement d'un document RH.
Contrôler les formulations
Relis cette fiche de poste : [coller la fiche].
Repère toute formulation qui renvoie à l'âge, au sexe, à l'apparence physique, à la situation de famille, à l'origine, à l'état de santé ou à un autre critère sans lien avec le travail, y compris de façon indirecte (« jeune équipe », « disponible sans contrainte familiale », « homme de terrain »).
Pour chaque cas, propose une formulation fondée sur la tâche ou la compétence réellement nécessaire.
Le guide du Défenseur des droits « Pour un recrutement sans discrimination » commence par cette étape : définir objectivement le besoin, à partir des tâches à réaliser et des compétences nécessaires pour les accomplir. Une fiche de poste écrite ainsi rend les étapes suivantes plus sûres, du recrutement à l'évaluation.
Les informations à donner à l'assistant
| Information à fournir | Pourquoi |
|---|---|
| Tâches réelles avec leur fréquence (chaque jour, chaque semaine, ponctuellement) | Sans fréquence, l'assistant met tout au même niveau |
| Outils, machines, logiciels | Ils déterminent les compétences techniques |
| Interlocuteurs internes et externes | Ils déterminent les compétences relationnelles |
| Marge d'autonomie et délégations | Évite une fiche qui promet plus de responsabilités que la réalité |
| Contraintes du poste (horaires, déplacements, port de charges) | À décrire comme exigences du travail, pas comme profil de personne |
| Indicateurs déjà suivis | Base des critères de réussite |
Décrire le poste, pas la personne qui l'occupe
Quand vous mettez à jour la fiche d'un poste occupé, l'assistant n'a pas besoin de savoir qui l'occupe ni comment il s'en sort. Décrivez les tâches, pas le titulaire : pas de nom, pas de remarque sur ses absences ou sa manière de travailler. La CNIL demande de ne saisir dans un outil d'IA que des informations que vous êtes autorisé à partager, et de s'abstenir de données personnelles sur un service grand public.
La fiche de poste sert ensuite à préparer l'entretien annuel et à construire le programme d'intégration du prochain arrivant.
Questions fréquentes
Quelle différence entre fiche de poste et offre d'emploi ?
La fiche de poste décrit le travail tel qu'il est fait dans l'entreprise ; elle sert au salarié, au manager et aux entretiens. L'offre d'emploi est un texte de diffusion, plus court, écrit pour attirer des candidats, avec ses propres règles.
Faut-il faire signer la fiche de poste ?
La page ne tranche pas cette question juridique : si vous envisagez de l'annexer au contrat ou de la faire signer, demandez l'avis de votre conseil, car cela peut avoir des effets sur ce qui peut ensuite être modifié.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :