Guide
Rédiger un livret d'accueil salarié avec l'IA
Prompts pour rédiger le livret d'accueil de vos salariés : plan, rubriques pratiques, version d'une page et relecture.
Mis à jour le
Un livret d'accueil répond aux questions qu'un nouveau salarié n'ose pas toujours poser : où se garer, à qui demander un congé, que faire en cas d'accident, comment fonctionne la messagerie. L'assistant d'IA est utile pour structurer et rédiger, à condition de lui donner vos informations : il ne connaît ni vos locaux, ni vos horaires, ni vos règles. Les prompts ci-dessous partent d'un plan, le remplissent à partir de vos notes, puis produisent une version courte.
Étape 1 : obtenir un plan adapté à votre entreprise
Tu es chargé de communication interne dans une PME.
Entreprise : [activité], [nombre] salariés, [nombre] sites, métiers principaux : [liste].
Les nouveaux arrivants sont surtout : [profil : saisonniers, techniciens itinérants, employés de bureau…].
Propose le plan d'un livret d'accueil en 8 à 12 rubriques, de la plus utile le premier jour à la moins urgente.
Pour chaque rubrique, indique en une ligne les informations que je dois te fournir.
Ne rédige rien d'autre que le plan. Pose-moi tes questions si le profil des arrivants n'est pas assez clair.
Le plan obtenu sert surtout de liste de collecte : vous savez ce qu'il faut demander à la comptabilité, au responsable sécurité ou au gérant avant d'écrire.
Étape 2 : rédiger rubrique par rubrique
Rédigez une rubrique à la fois. Le texte est plus juste, et vous relisez au fur et à mesure.
Rédige la rubrique « [titre de la rubrique] » du livret d'accueil.
Voici mes informations brutes : [notes, extraits de procédure, horaires, contacts par fonction].
Règles d'écriture : phrases courtes, vouvoiement, une idée par paragraphe, listes quand il y a des étapes.
N'ajoute aucune règle, aucun chiffre ni aucun contact qui ne figure pas dans mes notes. S'il manque une information indispensable, écris [À COMPLÉTER] à sa place.
Longueur : [150 / 300] mots au plus.
La consigne « [À COMPLÉTER] » évite le défaut le plus courant : l'assistant comble les trous avec des règles plausibles mais fausses (« les congés se posent un mois à l'avance », « la pause déjeuner dure une heure »). Cherchez ces crochets à la relecture.
Étape 3 : la version d'une page
À partir du livret complet ci-dessous, rédige une fiche « Votre première semaine » d'une page :
les 10 informations dont le salarié a besoin avant vendredi, avec pour chacune la page du livret où trouver le détail.
[coller le livret]
Les rubriques qui reviennent dans la plupart des livrets
| Rubrique | Information à fournir à l'assistant | Pourquoi |
|---|---|---|
| L'entreprise en bref | Activité, histoire courte, organisation par services | Situer son poste |
| Vos premiers jours | Contact d'accueil, programme, matériel remis | Rassurer, éviter les temps morts |
| Horaires et temps de travail | Horaires collectifs, pauses, badgeage | Éviter les malentendus |
| Congés et absences | Qui valide, délai, outil utilisé, que faire en cas d'absence imprévue | Question posée dès le premier mois |
| Santé et sécurité | Consignes incendie, secouristes, trousse, conduite en cas d'accident | Indispensable dès le premier jour |
| Outils et informatique | Messagerie, logiciels, règles d'usage | Réduire les demandes au support |
| Vie pratique | Repas, parking, vestiaires, transports | Les questions les plus fréquentes |
| Vos interlocuteurs | Par fonction : RH, administration du personnel, représentants du personnel s'il y en a | Savoir à qui s'adresser |
Ce que le livret ne remplace pas
Le Code du travail numérique liste les informations que l'employeur doit afficher ou communiquer « par tout moyen » selon l'effectif. Dès le premier salarié, cela comprend notamment l'adresse de l'inspection du travail, celle de la médecine du travail, les services de secours, les consignes de sécurité incendie, les horaires collectifs, l'interdiction de fumer et de vapoter, les conventions et accords collectifs applicables, ainsi que la période de prise des congés et l'ordre des départs. À partir de 50 salariés s'y ajoute notamment le règlement intérieur. Le livret peut reprendre ces informations pour les rendre lisibles, mais là où l'affichage est exigé, il ne le remplace pas. Faites vérifier votre liste par votre conseil ou votre organisation professionnelle.
Ce que vous retirez des documents collés
Pour remplir les rubriques, vous allez coller des extraits de procédures internes, un organigramme ou des notes de réunion. Avant de le faire, retirez les noms et numéros personnels des collègues (gardez les fonctions et le standard), les codes d'alarme, de portail ou de wifi, les mots de passe, et tout ce qui relève du secret des affaires : tarifs négociés, noms de clients, chiffres non publiés. La CNIL recommande de ne saisir dans un outil d'IA que les informations que vous êtes autorisé à partager, et d'exclure celles couvertes par le secret des affaires. Les codes s'ajoutent à la main dans la version imprimée.
Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas garder vos documents internes d'une conversation à l'autre : il faut parfois recoller les extraits à chaque rubrique, d'où l'intérêt de travailler rubrique par rubrique.
Pour un outil d'IA déployé à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez aussi découvrir ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.
Le livret s'inscrit dans un ensemble plus large : voyez aussi le programme d'intégration d'un nouveau salarié.
Questions fréquentes
Le livret d'accueil est-il obligatoire ?
Le Code du travail ne l'impose pas en tant que tel. En revanche, plusieurs informations doivent être affichées ou portées à la connaissance des salariés par tout moyen ; le livret peut en reprendre une partie, sans remplacer l'affichage là où il est exigé.
Quelle longueur pour un livret d'accueil de PME ?
Celle qu'un salarié lit vraiment. Le prompt demande une version complète et une version d'une page ; beaucoup de PME s'en tiennent à une dizaine de pages.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :